Déclaration de confidentialité à l'attention des employés et des candidats

La présente déclaration de confidentialité explique qui nous sommes, à quel moment et pourquoi nous avons besoin de vos données à caractère personnel, quelles sont les données que nous collectons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et de quelle façon vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de confidentialité vous est destinée lorsque :

  1. vous posez votre candidature pour un emploi chez Manuchar.
  2. vous travaillez chez Manuchar.
     

1.1. Que sont les données à caractère personnel ?

Le règlement général sur la protection des données européen du 27 avril 2016 (RGPD) définit une donnée à caractère personnel comme suit :

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Si cette Politique de confidentialité fait référence à des données à caractère personnel, il est renvoyé à cette définition du RGPD.

1.2. Qui sommes-nous ?

Manuchar NV, établie Rietschoorvelden 20 à 2170 Merksem, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (responsable du traitement au sens du RGPD).

1.3. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données dès que vous complétez ou laissez vos données sur notre site internet ou dans l'une de nos applications/outils IT, ou lorsque vous vous inscrivez d'une autre manière (p.ex. salon de l'emploi). Nous pouvons également collecter vos données lorsque vous les avez rendues publiques sur les médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn) et s'il devait en ressortir que vous seriez intéressé par un emploi.

Nous collectons également vos données dans le cadre de la préparation de la conclusion d'un contrat de travail ainsi qu'au cours de l'exécution du contrat de travail.

1.4. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données à caractère personnel pour les finalités liées aux RH reprises ci-dessous et nous ne les utiliserons pas à d'autres fins sans vous en avertir au préalable et, si nécessaire, avoir demandé votre consentement.

Nous utilisons plus spécifiquement vos données à caractère personnel pour, le cas échéant :

  1. vous intégrer à notre base de données de candidats que nous consultons afin de sélectionner des candidats appropriés pour les fonctions pour lesquelles nous recrutons (collaborateur permanent ou temporaire).

    Si nous venions à l’avenir, dans le cadre de nos activités de sélection, à travailler exclusivement avec des sélections basées sur un traitement automatisé, notamment pour le profilage, sans aucune intervention d’un membre de notre équipe RH, nous vous informerons sur demande de l’existence de ce système, de la logique sous-jacente, de son intérêt et des conséquences attendues pour vous.
     

  2. pouvoir déterminer votre profil et juger de vos aptitudes en tant que candidat aux fonctions pour lesquelles nous recrutons. Pour cela, nous pouvons notamment utiliser les résultats des tests que vous avez passés chez nous (tests de personnalité en ligne, tests linguistiques, assessments, ...) et des contrôles de références (en ligne) que nous n'effectuons qu'avec votre consentement exprès auprès des personnes/entreprises que vous avez indiquées. Nous pouvons également vous demander de nous communiquer volontairement de plus amples informations à votre sujet pour augmenter vos chances de décrocher un emploi.
     
  3. pouvoir vous transmettre des propositions intéressantes de postes vacants et des offres d'emploi par téléphone, e-mail, sms ou tout autre canal.
     
  4. pouvoir vous communiquer des informations sur les services et autres activités de Manuchar (p.ex. sur les salons de l'emploi ou d'autres événements susceptibles de vous intéresser) et mieux les faire correspondre à vos souhaits et à vos compétences.
     
  5. stimuler votre développement personnel et votre employabilité en vous proposant notamment des formations, des accompagnements, des ateliers, etc. chez une des sociétés de Manuchar ou auprès d'un tiers.
     
  6. engager et entretenir avec vous une relation d’employeur et exécuter toutes les démarches administratives qui y sont liées, notamment la gestion du personnel, le traitement des salaires, le bien-être au travail, la médecine du travail (examens médicaux), etc.
     
  7. demander des subventions (réductions ONSS, dispense de précompte professionnel, primes, ...).
     
  8. respecter les obligations légales, notamment l'identification correcte de la personne, l'application de la législation du travail, la législation fiscale et en matière de sécurité sociale, la lutte contre la fraude, le travail illégal et le terrorisme, la mise en œuvre de la législation nationale et internationale prévoyant des sanctions, etc.
     
  9. répondre à certains objectifs de qualité, comme l’obtention et la conservation de certains certificats ou labels de qualité.
     
  10. répondre à des objectifs de gestion, notamment la fourniture d’informations de gestion, des évaluations, la réalisation de contrôles internes visant à prévenir la fraude et la réalisation d’audits (internes/externes) et de contrôles comptables.
     
  11. garantir la sécurité opérationnelle. À cet effet, nous pouvons notamment contrôler votre identité lorsque vous accédez à nos bureaux. Nous pouvons également contrôler les activités dans nos systèmes afin de prévenir toute utilisation abusive des informations reprises dans nos bases de données et ainsi protéger nos intérêts et ceux de toutes les personnes figurant dans nos bases de données.
     
  12. vous permettre d'exercer vos droits et pouvoir démontrer ultérieurement que nous avons donné suite à ces mêmes droits.

En fonction du type de traitement appliqué, nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel sur la base :

  1. de votre consentement : en cas de candidature en ligne, vous nous autorisez à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d'activités de sélection, pour la prise de références auprès des personnes/entreprises que vous avez indiquées ou pour recevoir des offres commerciales.
     
  2. de notre relation (pré) contractuelle : lorsque nous concluons un contrat de travail avec vous, nous avons besoin d'un certain nombre de données pour être en mesure de le rédiger et par la suite de l'exécuter correctement. Nous avons par conséquent toujours besoin de vos coordonnées afin de remplir nos obligations contractuelles.
     
  3. des obligations légales de Manuchar : une relation de travail est soumise à de nombreuses obligations légales. Nous devons disposer à temps et pour toute la durée de ces obligations de toutes les informations qui nous sont nécessaires pour répondre à ces obligations ou pour pouvoir démontrer, en cas de contrôle ultérieur, que nous avons satisfait à nos obligations. Nous devons ainsi par exemple déclarer à temps votre occupation aux instances administratives (déclaration Dimona), calculer correctement votre salaire et le payer en temps utile sur votre compte bancaire, et déclarer vos prestations aux diverses instances de la sécurité sociale et du fisc.
     
  4. de l'intérêt légitime de Manuchar ou d'une tierce partie : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Manuchar ou de tierces parties. Cela peut concerner par exemple les contrôles d’accès ou les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises. Cet intérêt légitime existe également lorsque nous devons conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.
     

1.5. Quelles sont vos données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous traitons les données à caractère personnel nécessaires à la bonne prestation des services. Certaines de ces informations (p.ex. l'identité, le salaire et les autres conditions d'emploi, ...) sont obligatoires. Nous pouvons également disposer de données supplémentaires (p.ex. des références, des préférences pour certaines fonctions, un CV complet, des photos, …). Si vous choisissez de nous communiquer vos données, nous sommes autorisés à les utiliser dans le cadre de votre emploi.

Vous êtes personnellement responsable de l'exactitude et de la pertinence des données que vous nous fournissez. Vous avez tout intérêt à toujours nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de vos données à caractère personnel, via l'adresse be.hrm@manuchar.com.

Cela concerne notamment les données à caractère personnel suivantes :

  1. nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées ;
     
  2. lieu et date de naissance, sexe, état civil ;
     
  3. nationalité et, le cas échéant, titre d’identité, permis de travail et document de séjour (contrôle obligatoire en vertu de la législation sur l'occupation de travailleurs étrangers) ;
     
  4. numéro NISS (en tant que numéro d'identification unique et dans le cadre des déclarations obligatoires et en cas de contact avec les différentes instances publiques) ;
     
  5. curriculum vitae (CV), lettre de motivation, informations relatives à la formation/aux diplômes et à l'expérience professionnelle, données rendues publiques (y compris sur les médias sociaux), informations fournies lors d'un entretien d'embauche ;
     
  6. photos et vidéos d’introduction (uniquement sur une base volontaire) ;
     
  7. données, y compris les résultats, concernant les cours et les formations et/ou les tests/assessments (évaluations) que vous avez suivis ou effectués ;
     
  8. autres données qui peuvent présenter un intérêt pour l'évaluation de votre aptitude en tant que candidat, comme les certificats et les références (uniquement avec votre consentement) ;
     
  9. enregistrement des temps de travail, données relatives à vos disponibilités et à vos périodes de congés ;
     
  10. évaluations de vos connaissances, de vos aptitudes, de votre attitude, etc ;
     
  11. frais ;
     
  12. toute autre donnée nécessaire à une gestion administrative correcte (gestion du personnel, traitement et paiement des salaires, enregistrement des absences, etc.)

Quelles données à caractère personnel particulières se rapportant à votre personne collectons-nous le cas échéant ?

  1. extrait de casier judiciaire : nous le demandons exclusivement lorsque la loi l'exige.
     
  2. données relatives à la santé : nous ne traitons pas de données relatives à la santé excepté dans le cadre de la législation sur le bien-être au travail (certificats examens médicaux) ainsi que pour la déclaration et la gestion des accidents de travail. Si vous nous transmettez de votre propre chef et volontairement certaines données personnelles relatives à votre état de santé, nous ne les enregistrons qu’à votre demande expresse et uniquement si elles peuvent avoir un impact sur votre fonctionnement et sur les tâches que vous devez effectuer.

1.6. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Manuchar peut transmettre certaines de vos données à caractère personnel uniquement si cela s’avère nécessaire pour la bonne exécution de votre emploi, la réalisation des finalités énumérées au point 1.3, le respect d’une obligation légale (incombant à Manuchar ou à une tierce partie) ou la défense d’un intérêt légitime (de Manuchar ou d’une tierce partie) :

  1. à Manuchar SA ou à d’autres sociétés en Belgique du groupe auquel Manuchar appartient, notamment pour ce qui a trait :
    • aux informations de management ;
    • aux audits internes ;
    • aux services internes ;
    • au screening de personnes dans le cadre de la législation européenne relative aux sanctions financières (financement du terrorisme) ;
       
  2. aux fournisseurs de Manuchar, notamment pour ce qui a trait :
    • à la fourniture de services ou à l’exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte de Manuchar (p.ex. fournisseurs IT, fournisseurs de services dans le cloud, secrétariat social, bureaux d’étude, sécurisation d’accès, introduction de dossiers de subvention, ...) ;
    • à la fourniture de services à Manuchar dans le cadre d’une mise au travail (p.ex. services externes de prévention médicale, fournisseurs de chèques-repas et d’écochèques, compagnies d’assurance, …) ;
       
  3. à nos réviseurs d’entreprise et nos agences d’audit et de certification, notamment pour ce qui a trait :
    • à l'audit de nos comptes annuels ;
    • à l'obtention et à la conservation de certains certificats ;
    • à l’audit des dossiers de subvention (p.ex. Fonds social européen) ;
       
  4. à diverses instances officielles, notamment :
    • les services d’inspection fédéraux et régionaux ainsi que les organismes d’agrément ;
    • les organismes de sécurité sociale ;
    • les autorités fiscales ;
       
  5. à tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de les transmettre en vertu de la loi, d’une décision de justice ou d’un jugement. Vos données à caractère personnel ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales par Manuchar.

Dans le cadre du développement des activités de Manuchar, Manuchar peut vendre ou acheter des activités ou des actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution d’entreprise ou autre événement similaire, vos données à caractère personnel et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données à caractère personnel pour le compte de Manuchar, ils agissent en tant que sous-traitants au sens défini par le RGPD. Nous concluons un contrat de traitement avec ces sous-traitants et nous mettons tout en œuvre pour que vos données à caractère personnel soient suffisamment sécurisées.

Dans certains cas exceptionnels, vos données à caractère personnel peuvent être transmises hors de Belgique et de l’Union européenne. Dans ce cadre, Manuchar prend les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour s'assurer que toutes les données à caractère personnel transmises soient protégées d’une façon adéquate contre la perte ou tout usage illicite. Pour toute question complémentaire à ce sujet, nous vous invitons à prendre contact avec le service juridique.

1.7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous garantissons que nous ne conservons pas vos données plus longtemps qu’exigé par la loi ou par les règlements internes en vigueur au sein de nos sociétés. Les délais de conservation standards dépendent des objectifs en fonction desquels nous traitons vos données.

Candidat :

Nous conservons toutes les données concernant votre candidature (CV, tests, notes d'entretien, etc.) pendant deux ans.

Travailleur :

Nous conservons toutes vos données en matière d'emploi (identification, prestations, données salariales, déclaration multifonctionnelle à l'ONSS, déclaration fiscale, ...) pendant une période de 10 ans après la fin de votre contrat de travail. Nous le faisons afin de satisfaire à toute une série d’obligations sociales, fiscales ainsi qu’à d’autres obligations légales et délais de prescription.

1.8. Mesures de sécurité ?

Manuchar met tout en œuvre pour sécuriser vos données à caractère personnel de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives et technologiques. Par exemple, seules les personnes autorisées ont accès à nos systèmes, et cet accès est limité aux seuls systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes sont tenues de connaître et d’appliquer correctement notre politique interne en matière de respect de la vie privée et de protection des données. Dans la mesure où des données sont communiquées à des tiers, Manuchar convient avec ces derniers qu’ils sécurisent également de manière optimale ces données à caractère personnel.

1.9. Quels sont vos droits ?

Manuchar traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants :

  • droit de refuser ou de retirer votre consentement
    Dans la mesure où le traitement est fondé sur le consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement de ces données effectué avant le retrait ou à la licéité du traitement de (certaines de) ces données pour d'autres motifs que ceux énumérés au point 1.3 de la présente déclaration de confidentialité.
     
  • droit d'opposition
    Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous ne pouvez le faire que pour un traitement effectué sur la base des intérêts légitimes de Manuchar ou d’un tiers (voir ci-dessus, point 1.3). Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre correct des intérêts en présence.
     
  • droit d'accès
    Vous pouvez demander formellement de savoir si vos données à caractère personnel sont traitées ou non.

    Si c'est le cas, vous êtes en droit d'avoir accès à ces données à caractère personnel et de demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet, les catégories de destinataires de ces données (pays tiers ou organisations internationales), la durée de conservation ou les critères utilisés pour déterminer celle-ci, les autres sources d'où proviennent vos données. Lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
     

  • droit de rectification (correction et complément)
    Vous pouvez demander à ce que soient rectifiées ou complétées toutes les données à caractère personnel qui, selon vous, sont inexactes ou incomplètes. Lorsque vous exercerez ce droit, vous devrez indiquer précisément quelles sont les données que vous souhaitez voir rectifiées ou complétées.

    Les données à caractère personnel objectives inexactes (p.ex. une faute d’orthographe dans votre nom, une adresse incorrecte) sont toujours rectifiées comme demandé. Les données personnelles subjectives que vous jugez inexactes (p.ex. une évaluation négative, des résultats de tests défavorables) ne sont adaptées que si nous sommes d’accord avec vous. Si ce n'est pas le cas, nous n'adaptons pas ces données à caractère personnel, mais nous prenons note de vos éventuelles déclarations complémentaires à ce sujet.
     

  • droit de portabilité
    Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous avez fournies personnellement à Manuchar vous soient transférées sous une forme électronique (à l’adresse e-mail que vous communiquez) ou le soient à un autre responsable du traitement désigné par vos soins (via son adresse e-mail que vous aurez communiquée).
     
  • droit à l'effacement des données (oubli)
    peut avoir plusieurs conséquences :
    • Vous n'avez jamais travaillé pour Manuchar :
      Les données de votre dossier chez Manuchar sont effacées.
       
    • Vous avez travaillé pour Manuchar dans le passé :
      Les données de votre dossier d'emploi ne peuvent pas être supprimées pour des raisons légales et elles seront conservées par Manuchar pendant 10 ans après la fin de votre occupation. Les autres données que nous ne sommes pas tenus de conserver sont effacées.
       
  • droit à la limitation du traitement
    Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque :
    • vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel (pendant le temps nécessaire au contrôle par Manuchar) ;
       
    • le traitement de vos données à caractère personnel par Manuchar serait illicite mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données ;
       
    • nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel pour les finalités énumérées dans la présente déclaration de confidentialité (point 1.3) alors que vous en avez toujours besoin pour introduire, exercer ou étayer une action en justice ;
       
    • vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (pendant la durée nécessaire à l’évaluation des intérêts en présence).

Vous pouvez en principe exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, vous devez envoyer un e-mail à RH.

Au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre e-mail, nous vous informerons par écrit de la suite donnée à votre demande. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre e-mail.

Dans certains cas (p.ex. obligations légales, droits de tierces personnes, délais de prescription), vous ne pourrez pas exercer - ou pas exercer totalement - vos droits. Vous en serez alors informé ainsi que des raisons pour lesquelles nous ne pouvons satisfaire, ou satisfaire pleinement, à votre demande.

1.10. Cookies

Sur notre site internet, nous utilisons des cookies et des statistiques web. Nous le faisons afin d'étudier de quelle manière les visiteurs utilisent notre site internet. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier qui est stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet.

1.11. Questions, remarques, plaintes et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes à formuler concernant la protection de vos données à caractère personnel par Manuchar ou à propos de la présente déclaration de confidentialité, veuillez prendre contact avec le département RH.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) à l’adresse suivante : rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.

Si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement à l’adresse it@support.com.

1.12. Modifications

Manuchar peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de confidentialité. La version la plus récente peut être consultée à tout moment sur le site internet de Manuchar. La présente version a été rédigée en décembre 2021.