Déclaration de confidentialité à l'attention des relations d'affaires et relations externes

Chez Manuchar, nous attachons beaucoup d'importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons les données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation en vigueur en Belgique. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont transmises contre la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif.

La présente déclaration de confidentialité explique qui nous sommes, à quel moment et pourquoi nous avons besoin de vos données à caractère personnel, quelles sont les données que nous collectons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et de quelle façon vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de confidentialité vous est destinée si vous êtes :

  • une personne de contact active chez l'un de nos clients, fournisseurs ou prestataires de services professionnels (potentiels) ;

  • une personne de contact auprès d’une instance (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université, partenaire, ...) avec qui nous avons noué/entretenons ou souhaitons nouer/entretenir une forme de contact ou de collaboration.

  • un visiteur de ce site internet.

Si vous choisissez de nous communiquer volontairement des informations, nous les utiliserons conformément à la présente déclaration de confidentialité.

1.1. Que sont les données à caractère personnel ?

Le règlement général sur la protection des données européen du 27 avril 2016 (RGPD) définit une donnée à caractère personnel comme suit :

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Si cette Politique de confidentialité fait référence à des données à caractère personnel, il est renvoyé à cette définition du RGPD.

1.2. Qui sommes-nous ?

Les sociétés suivantes (appelées ensemble Manuchar) : Manuchar NV, LDI NV, Manuchar Steel NV, Baubur NV, Parts Trading Company NV, toutes établies Rietschoorvelden 20 à 2170 Merksem. Sont chacune responsables du traitement de vos données à caractère personnel (responsables du traitement au sens du RGPD).

1.3. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données dès l'instant où vous nous les transmettez de votre propre chef. Cette communication peut se faire par e-mail, par sms, en utilisant notre site internet, oralement (par téléphone, lors d'une visite au sein de votre entreprise, lors d’un événement, d’une formation, ...), par la remise de votre carte de visite ou de n’importe quelle autre manière. Nous y procédons également lorsque votre entreprise ou votre organisation vous identifie chez nous comme étant la personne de contact.

Nous pouvons également collecter vos données lorsque ces dernières ont été rendues publiques ou si vous les avez vous-même rendues publiques sur les médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn) s'il devait apparaître que vous êtes la personne de contact appropriée pour que nous puissions initier un contact dans le cadre de nos activités.

1.4. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données à caractère personnel pour les finalités reprises ci-dessous et nous ne les utiliserons pas à d'autres fins sans vous en avertir au préalable et, si nécessaire, avoir demandé votre consentement.

Nous utilisons vos données pour la présentation et la mise en œuvre de nos activités, que nous vous proposons à vous personnellement, à votre entreprise ou organisation, pour la présentation et le développement de projets communs, de partenariats, pour la promotion des intérêts de Manuchar ou dans le cadre des services que vous prestez en tant que fournisseur ou consultant.

Nous utilisons plus spécifiquement vos données à caractère personnel pour, le cas échéant :

  1. pouvoir vous fournir des informations sur les activités de Manuchar et mieux pouvoir les faire correspondre à vos besoins et souhaits ou à ceux de votre entreprise ou de votre organisation ;
     
  2. initier une relation d’affaires avec vous, avec votre entreprise ou organisation, conclure et entretenir un contrat commercial, et en permettre l’exécution ;
     
  3. pouvoir échanger avec vous des informations sur les produits et services que nous proposons, ainsi que sur la facturation et le traitement comptable ;
     
  4. vous approcher pour vous soumettre des offres commerciales, des lettres d'information, des événements, des workshops et d’autres promotions/actions marketing de Manuchar qui pourraient présenter un intérêt pour vous ;
     
  5. pouvoir vous contacter dans votre fonction auprès d’une institution publique (administration, université, fédération professionnelle, ...) pour la promotion des intérêts de Manuchar ;
     
  6. monitorer et mesurer la qualité de nos services. À cet effet, nous – ou un tiers désigné par nos soins – pouvons vous demander de participer à des enquêtes puis utiliser et traiter les informations obtenues pour améliorer la qualité de nos services ;
     
  7. garantir la sécurité opérationnelle ;
     
  8. répondre à des objectifs de gestion, notamment la fourniture d’informations de gestion, la réalisation de contrôles internes visant à prévenir la fraude et la réalisation d’audits (internes/externes) et de contrôles comptables ;
     
  9. vous permettre d'exercer vos droits et pouvoir démontrer ultérieurement que nous avons donné suite à ces mêmes droits.

En fonction du type de traitement appliqué, nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel sur la base de :

  1. notre relation (pré)contractuelle et de toutes les obligations légales incombant à Manuchar qui y sont liées : lorsque nous négocions ou concluons un contrat avec vous, votre entreprise ou votre organisation, nous avons besoin d’un certain nombre de données se rapportant à vous ou aux personnes concernées au sein de votre entreprise ou organisation afin de pouvoir proposer une offre adaptée et en discuter, de pouvoir préparer et rédiger le contrat en question puis de pouvoir l’exécuter correctement par la suite. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne nous sera pas possible de débuter ou d’exécuter la prestation de nos services.
     
  2. l'intérêt légitime de Manuchar ou d'une tierce partie : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Manuchar ou de tierces parties. Cela peut se produire, par exemple, pour offrir et promouvoir tous les services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre recevoir de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. Cela peut également concerner les contrôles d’accès ou les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises. Cet intérêt légitime existe également lorsque nous devons conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.
     
  3.  votre consentement : en vous inscrivant en ligne, vous donnez votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de demandes d'information, plaintes, etc.
     

1.5. Quelles sont vos données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous traitons en première instance vos données à caractère personnel qui sont nécessaires à l’exécution correcte de notre activité : vos nom et prénom, votre fonction (titre), votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone ou de GSM et/ou adresse e-mail). Certaines données complémentaires (p.ex. la langue de préférence, le département) ne sont pas toujours nécessaires mais peuvent s’avérer souhaitables dans l’optique du développement de notre relation d’affaires ou afin de mieux pouvoir faire correspondre nos services et nos actions commerciales à vos centres d’intérêt, vos desiderata et vos besoins.

D’autres données encore sont entièrement facultatives et visent exclusivement à entretenir une relation personnelle de qualité avec vous (p.ex. votre date d’anniversaire, vos hobbies, ...). Si vous choisissez de partager ce genre de données à caractère personnel avec nous, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Vous avez tout intérêt à toujours nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de vos données à caractère personnel.

1.6. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Manuchar peut transmettre certaines de vos données à caractère personnel uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités énumérées au point 1.3, pour la bonne exécution de notre contrat, le respect d’une obligation légale (incombant à Manuchar ou à une tierce partie) ou la défense d’un intérêt légitime (de Manuchar ou d’une tierce partie) :

  1. à toutes les autres sociétés du groupe Manuchar en Belgique, notamment pour ce qui a trait :
    • à la réalisation des objectifs de notre relation d’affaires ;
    • à la fourniture de services internes (tâches administratives, titres-services, facturation, comptabilité clients/fournisseurs, gestion des débiteurs, ...) ;
    • à des promotions et actions marketing dans le cadre des services que nous fournissons ;
    • aux informations de management ;
    • aux audits internes ;
    • aux services internes ;
    • au screening de personnes dans le cadre de la législation pertinente relative aux sanctions financières ;
       
  2. aux sous-traitants et fournisseurs de Manuchar, notamment pour ce qui a trait :
    • à la fourniture de services ou à l’exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte de Manuchar (p.ex. fournisseurs IT, fournisseurs de services dans le cloud, bureaux d’étude, sécurisation d’accès, ...) ;
       
  3. à nos réviseurs d’entreprise et nos agences d’audit et de certification, notamment pour ce qui a trait :
    • à l'audit de nos comptes annuels ;
    • à l'obtention et à la conservation de certains certificats ;
    • à l'audit des dossiers de subvention ;
       
  4. à diverses instances officielles, dans le cadre d’inspections et d’enquêtes, notamment :
    • les services d’inspection fédéraux et régionaux ainsi que les organismes d’agrément ;
    • les organismes de sécurité sociale ;
    • les autorités fiscales;
       
  5. à tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de les transmettre en vertu de la loi, d’une décision de justice ou d’un jugement.

Vos données à caractère personnel ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales par Manuchar.

Dans le cadre du développement des activités de Manuchar, Manuchar peut vendre ou acheter des activités ou des actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution d’entreprise ou autre événement similaire, vos données à caractère personnel et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données à caractère personnel pour le compte de Manuchar, ils agissent en tant que sous-traitants au sens défini par le RGPD. Nous mettons tout en œuvre afin que ceux-ci sécurisent suffisamment vos données à caractère personnel.

Dans certains cas exceptionnels, vos données à caractère personnel peuvent être transmises hors de Belgique et de l’Union européenne. Dans ce cadre, Manuchar prend les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour s'assurer que toutes les données à caractère personnel transmises soient protégées d’une façon adéquate contre la perte ou tout usage illicite. Pour toute question complémentaire à ce sujet, nous vous invitons à prendre contact avec le service juridique de Manuchar.

1.7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites au point 1.3 et à l'exécution de nos obligations légales.

1.8. Mesures de sécurité ?

Manuchar met tout en œuvre pour sécuriser vos données à caractère personnel de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives et technologiques.

Par exemple, seules les personnes autorisées ont accès à nos bureaux et à nos systèmes, et cet accès est limité aux seuls systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes sont tenues de connaître et d’appliquer correctement notre politique interne en matière de respect de la vie privée et de protection des données. Dans la mesure où des données sont communiquées à des tiers, Manuchar convient avec ces derniers qu’ils sécurisent également de manière optimale ces données à caractère personnel.

1.9. Quels sont vos droits ?

Manuchar traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants :

  • droit d'opposition
    Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous ne pouvez le faire que pour un traitement effectué sur la base des intérêts légitimes de Manuchar ou d’un tiers (voir ci-dessus, point 1.3). Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre correct des intérêts en présence. Vous pouvez exercer vous-même très simplement votre droit à vous opposer à l’utilisation de votre adresse e-mail pour l’envoi de bulletins d’information, de promotions et d’actions marketing de Manuchar. Chaque e-mail que vous recevez de notre part à cette fin vous donne en effet la possibilité de vous désinscrire.
     
  • droit d'accès
    Vous pouvez demander formellement de savoir si vos données à caractère personnel sont traitées ou non.
    Si c'est le cas, vous êtes en droit d'avoir accès à ces données à caractère personnel et de demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet, les catégories de destinataires de ces données (pays tiers ou organisations internationales), la durée de conservation ou les critères utilisés pour déterminer celle-ci, vos autres droits, les autres sources d'où proviennent vos données et l’existence d’un processus de prise de décision automatisé. Lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
     
  • droit de rectification (correction et complément)
    Vous pouvez demander à ce que soient rectifiées ou complétées toutes les données (à caractère personnel) qui, selon vous, sont inexactes ou incomplètes. Lorsque vous exercerez ce droit, vous devrez indiquer précisément quelles sont les données que vous souhaitez rectifier ou compléter.
     
  • droit de portabilité
    Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous avez fournies personnellement à Manuchar vous soient transférées sous une forme électronique (à l’adresse e-mail que vous communiquez) ou le soient à un autre responsable du traitement désigné par vos soins (via son adresse e-mail que vous aurez communiquée).
     
  • droit à l'effacement des données (oubli)
    Dans les cas prévus par le RGPD, nous procéderons à la suppression de vos données à caractère personnel sur simple demande de votre part.
     
  • droit à la limitation du traitement
    Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque :
    • vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel (pendant le temps nécessaire au contrôle par Manuchar) ;
    • le traitement de vos données à caractère personnel par Manuchar serait illicite mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données ;
    • vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (pendant la durée nécessaire à l’évaluation des intérêts en présence).
       
  • droit de refuser ou de retirer votre consentement
    Dans la mesure où le traitement est fondé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement des données effectué avant le retrait ou à la licéité du traitement de (certaines de) ces données pour d'autres motifs que ceux énumérés au point 1.3 de la présente déclaration de confidentialité.

Vous pouvez en principe exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, vous nous en informez par e-mail via l'adresse e-mail be.legal@manuchar.com.

Au plus tard dans un délai d'un mois après réception de votre e-mail, nous vous informerons par écrit de la suite donnée à votre demande. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre e-mail. Dans certains cas (p.ex. obligations légales, droits de tierces personnes, délais de prescription), vous ne pourrez pas exercer - ou pas exercer totalement - vos droits. Vous en serez alors informé ainsi que des raisons pour lesquelles nous ne pouvons satisfaire, ou satisfaire pleinement, à votre demande.

1.10. Cookies

Sur nos sites internet, nous utilisons des cookies et des statistiques web. Nous le faisons pour étudier de quelle manière les visiteurs utilisent notre site internet. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier qui est stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet.

1.11. Questions, remarques, plaintes et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes à formuler concernant la protection de vos données à caractère personnel par Manuchar ou à propos de la présente déclaration de confidentialité, veuillez prendre contact avec le département juridique de Manuchar via l'adresse be.legal@manuchar.com.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), à l'adresse suivante : rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles.

Si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement à l’adresse it@support.com.

1.12. Informations sur les enfants

Les produits et services proposés sur nos sites internet ne sont pas destinés aux utilisateurs de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas sciemment d'informations sur les enfants de moins de 13 ans. Si nous découvrons qu'une personne qui fournit des informations a moins de 13 ans, nous nous efforcerons de supprimer ces informations aussi rapidement que possible. Les utilisateurs de notre site internet déclarent à cet égard qu'ils sont âgés d'au moins 13 ans ou qu'ils ont l'âge pour donner un consentement valable dans leur pays.

1.13. Modifications

Manuchar peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de confidentialité. La version la plus récente peut être consultée à tout moment sur notre site internet. La présente version a été rédigée en décembre 2021.